Für die Zusammenarbeit an Dokumenten (Präsentationen, Textdokumenten, Tabellen …) nutzen wir die collabora suite in unserer Nextcloud. Collabora basiert auf Libreoffice einer freien Software, die eine quelloffene und kostenlose Alternative zu Word, Excel und PowerPoint darstellt.
Es ist daher am besten (wenn auch nicht zwingend erforderlich) für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten mit LibreOffice zu arbeiten. Die Unterschiede in der Benutzerführung zu den bekannten Microsoft Produkten ist marginal und die Hilfefunktion ist wirklich gut.
Dateizugriff
um auf die in Nextcloud gespeicherten Dateien zuzugreifen gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Im Browser
die Dokumente können direkt im Browser geöffnet und bearbeitet werden. Für kleinere Änderungen oder das Verfassen von Kommentaren etc. ist dies eine sehr praktische Methode. Bei größeren und komplexeren Änderungen am Dokument stößt diese Methode jedoch je nach Qualität der Internetanbindung und der Auslastung unseres Servers früher oder später an ihre Grenzen.
Nextcloud Files
Auf der Nextcloud Download Seite werden Synchronisationsclients für Desktop und Mobile Devices angeboten.
Es können einzelne Dateien oder Verzeichnisse zur Synchronisation ausgewählt werden. Im freiwählbaren Ordner auf dem eigenen Rechner liegen die Dokumente dann als lokale Dateien.
Mit diesen Dateien kann dann "ganz normal" gearbeitet werden. Es empfiehlt sich für die Bearbeitung LibreOffice zu verwenden. Es kann auch offline an den Dokumenten gearbeitet werden. Sobald wieder eine Internetverbindung hergestellt werden kann, kümmert sich der Synchronisationsdienst um den Upload der geänderten Dokumente. Der Stand der Synchronisation kann im Client eingesehen werden.
Auch für mobile devices gibt es Client Anwendungen. So ist auch eine Bearbeitung mit einem iPad möglich.
Diese Methode ist die bevorzugte Variante des Dateizugriffs. Darüber hinaus gibt es noch
Weitere Methoden
Es gibt darüber hinaus auch die Möglichkeit über das WebDAV Protokoll auf Dateien zuzugreifen. Eine weitere Möglichkeit ist in LibreOffice die "Remote File" Funktion zu nutzen. Diese Methoden sind technisch anspruchsvoller und sollen im Rahmen dieser Dokumentation nicht ausgeführt werden.
Versionskontrolle
Die weit verbreitete Methode Versionsstände in separaten Dateien zu speichern führt auch bei stringenter Dateibenammung schnell zu Unübersichtlichkeit und erhöhtem Aufwand bei der Zusammenführung (Merge) unterschiedlicher Bearbeitungsstränge.